De nieuwste features in Microsoft Teams
Microsoft Teams is enorm gegroeid de afgelopen maanden. Nu veel bedrijven thuiswerken biedt deze Microsoft applicatie veel uitkomsten. Het chat- en samenwerkingsplatform telt nu dagelijks bijna 75 miljoen actieve gebruikers. Microsoft heeft bekend gemaakt dat er een aantal nieuwe functies al beschikbaar zijn en binnenkort beschikbaar komen in Teams. Welke dat zijn, dat leest u in onze blog.

3×3 of misschien zelfs 7×7
Microsoft heeft laten weten dat ze het aantal zichtbare deelnemers uitbreiden naar 9. Voorheen kon je maximaal maar 4 van je collega’s zien. Wanneer u met meer dan 9 personen deelneemt aan een Microsoft Teams vergadering, zullen de deelnemers met camera voorrang krijgen in de videogallerij. En vers van de pers; Microsoft kondigt aan dat in de herfst voor alle Teams-gebruikers de 7×7 gridview beschikbaar komt. Hierdoor krijgt u de mogelijkheid om 49 deelnemers tegelijkertijd te zien!

Mag ik wat zeggen? – Raise your hand
Vroeger moesten we hand opsteken in de klas, wanneer we iets wilden zeggen of vragen. Nu is het een nieuwe functie in Microsoft Teams. Iedere deelnemer kan zijn hand opsteken, zo weet de presentator precies wie er wat wil zeggen. De knop van het handje vindt u in de functie balk waar u ook uw geluid, camera en het delen van uw scherm kunt beheren. Wanneer u de knop ‘raise your hand’ aanklikt wordt er achter uw naam, in de deelnemerslijst, een geel handje getoond. Ook in de videogallerij zal er in uw video een geel handje te zien. Bent u aan de beurt geweest dan kunt u uw hand weer intrekken door op dezelfde knop te klikken.

Breakout Rooms
Ook deze optie is een van de allernieuwste mogelijkheden in Microsoft Teams. Vanaf de herfst hebben Teams gebruikers de mogelijkheid om Breakout Rooms te creëren. Oftewel een Breakoutsessie. Deze functie geeft u de mogelijkheid om de deelnemers op te delen in kleinere groepen in dezelfde vergadering. De Breakout Rooms zijn naar verwachting in de herfst van 2020 beschikbaar.

Whiteboard
De whiteboard functie krijgt u automatisch wanneer u gaat vergaderen. Dit geldt overigens wel alleen voor geplande vergaderingen. Deze functie is natuurlijk handig voor brainstormsessies of scrum en kunt u, net zoals op kantoor, gebruik maken van een whiteboard. U kunt gebruik maken van deze functie door op de knop ‘scherm delen’ te klikken. Naast dat u de optie krijgt om uw scherm te delen, krijgt u ook de optie voor het whiteboard. Alle deelnemers kunnen tegelijkertijd het whiteboard gebruiken. Wanneer u het whiteboard afsluit zal deze beschikbaar blijven.

Functiebalk
De functie balk stond tot op heden in het onderste gedeelte van het scherm. Met de balk kunt u onder andere uw functies zoals geluid, camera, schermdeling, deelnemerslijst en de nieuwe functie raise your hand beheren. En zal nu verplaatsen naar bovenin uw scherm. Microsoft heeft dit aangepast in Teams omdat veel deelnemers in vergaderingen de content niet konden zien wanneer er een scherm werd gedeeld.

Wat zeg je? – Ondertiteling
Tijdens de vergadering in Microsoft Teams kunt u de live ondertiteling aanzetten. En kunt u dus meelezen met wat er live wordt gezegd. Vooralsnog kan dit tot op heden alleen in het Engels.

Pop Out
Soms wil u tijden de vergadering wat aantekeningen maken of heeft u een ander bestand nodig. Wanneer u nu in de vergadering zit en u gaat iets anders doen, zal de vergadering zich verkleinen in de hoek van uw beeldscherm. Met de pop out functie kunt u de vergadering losmaken van Microsoft Teams en bijvoorbeeld 2 vensters naast elkaar openen.

Op tijd aanwezig – Aanwezigheidsrapport
Net zoals de hand opsteken in de klas werd er vroeger ook gekeken of je wel op tijd in de les zat. En nu met Teams kan dat ook. Microsoft heeft de nieuwe functie aan Teams toegevoegd om een aanwezigheidsrapport te downloaden. In dit rapport kunt u zien wie er deelnam aan de vergadering en wanneer de deelnemers de vergadering binnen gekomen zijn en hebben verlaten. Deze functie zal bijvoorbeeld interessant zijn voor het onderwijs wanneer er thuis les gegeven wordt.

Machtigingen in Teams
Alle deelnemers in de Teams vergadering zijn standaard presentator. En hebben hierdoor ook de rechten om het geluid van een andere deelnemer uit te zetten of bijvoorbeeld het ‘handje’ van de functie ‘raise your hand’ weer weg te halen. Maar u kunt deze machtigingen wijzigen. Bovenin in de deelnemerslijst vindt u een vinkje en kruisje ineen. Wanneer u hier op klikt komt u op een website waar u aan kunt geven wie er mag presenteren. U heeft alleen toegang tot deze website wanneer u de organisator bent van de vergadering en wanneer de vergadering gepland staat in Microsoft Teams.

De vergadering beëindigen 
Wanneer je normaal gesproken de vergadering verlaat klikt u op de rode knop met het witte telefoontje in de functiebalk. U verlaat de vergadering maar andere deelnemers kunnen nog verder vergaderen. In sommige gevallen is dit misschien niet de gewenste optie, bijvoorbeeld omdat u als trainer de training ook daadwerkelijk wil beëindigen. Als u op de drie puntjes in de functiebalk klikt krijgt u onder andere de optie vergadering beëindigen. Dit zorgt ervoor dat de gehele vergadering wordt beëindigd voor alle deelnemers.

Een persoonlijke achtergrond in Teams
Microsoft Teams biedt een aantal standaard achtergronden aan welke u toe kunt voegen aan Teams. Maar het is ook mogelijk om uw eigen persoonlijke afbeelding te gebruiken zoals het logo van uw organisatie. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om ook uw achtergrond te blurren, zodat u alleen zichtbaar bent in plaats van de omgeving.

Microsoft Teams trainingen bij DutchTrain
Veel organisaties maken op dit moment nog gebruik van Skype for Business. Dit kan nog tot juli 2021. Stapt uw organisatie binnenkort over op Microsoft Teams en wil u samen met uw collega’s ook graag leren hoe u effectief en efficiënt kunt (samen)werken door middel van Teams? Bij DutchTrain bieden wij verschillende trainingen op het gebied van Microsoft Teams. Thuis studeren op de bank met onze gebruikerstraining Microsoft Teams EOD of misschien heeft u wel meerdere medewerkers die graag alle ins & outs van Teams willen weten? Dan kunnen wij bij DutchTrain natuurlijk een klassikale Microsoft Teams training organiseren op locatie of in onze Dynamic Virtual Classroom.

Maar ook de beheerders van Microsoft Teams laten we niet in de steek. De nieuwe role-based Microsoft training MS-700 Managing Microsoft Teams is vanaf heden klassikaal beschikbaar of in onze Dynamic Virtual Classroom.

Mocht u nog vragen hebben met betrekking tot een van onze Microsoft Teams trainingen? Neem dan contact op met een van onze opleidingsadviseurs tel: 040-2200 202 / info@dutchtrain.nl of vraag onderaan deze pagina een offerte aan.

Juni 2020