Online vergaderen; goed voor het brein?
Online meetings zijn niet meer weg te denken uit ons huidige werkleven. Het chat- en samenwerkingsplatform, Microsoft Teams, is voor veel bedrijven een uitkomst nu we met z’n allen vanuit huis werken. Maar kan ons brein dat wel aan? Sinds de uitbraak van Covid-19 is het aantal burn-outs sterk gestegen. Om ons daarin te ondersteunen is Microsoft aan de slag gegaan. Binnenkort zijn er dus een aantal nieuwe features beschikbaar in Microsoft Teams. Onder andere om ons wat meer rust te geven tijdens de vele online meetings. Welke dat zijn? Dat leest u in onze blog.
Nu we niet allemaal meer in één vergaderruimte mogen zijn, zijn veel vergadering online. Er zijn meerdere chatplatformen om mee te communiceren. Microsoft Teams is ook zo’n chat- en samenwerkingsplatform en onderdeel van Microsoft 365. Naast dat u gebruik kunt maken van het online vergaderen, kunt u in Microsoft Teams ook samen chatten, kanalen beheren, bestanden uitwisselen of brainstormen via het whiteboard.
Microsoft heeft Teams enorm zien groeien het afgelopen half jaar, vooral sinds de uitbraak van Covid-19. Online vergaderen lijkt in zekere zin niets anders dan het vergaderen in real-time. Maar niets blijkt minder waar. Meeting fatigue blijkt echt te bestaan. Dat houdt in dat iemand gemiddeld 18 minuten kan kijken naar een scherm. Na deze minuten is het brein overbelast. Want naast dat je je je bezig houdt met de non-verbale communicatie van de ander, let je ook op de omgeving en hoe je zelf overkomt op het scherm. Al met al kosten al deze oplettendheden veel meer concentratie dan bij persoonlijk contact.
Together Mode
Met hulp van AI plaatst Microsoft via Together Mode alle deelnemers van de vergadering in dezelfde achtergrond. Hierdoor lijkt het alsof alle deelnemers in dezelfde ruimte zitten en wordt de focus op gezichten en lichaamstaal verbetert. Bij vergaderingen met veel deelnemers is dit een uitkomst omdat beter te zien is wie er aan het woord is. De eerste omgeving is die van een collegezaal, maar Microsoft heeft aangekondigd dat er binnenkort meer omgevingsmogelijkheden ter beschikking komen. Vooral bij vergaderingen langer dan 20 minuten is gebleken dat de Together mode zorgt voor een rustigere kijkervaring.
Breakout Rooms
Naar verwachting zullen vanaf november alle gebruikers de mogelijkheid hebben om Breakout Rooms te creëren. Oftewel een vergaderruimte. Deze functie geeft u de mogelijkheid om de deelnemers op te delen in kleinere groepen in dezelfde vergadering. U kunt tot 50 breakout rooms maken. Daarnaast kunt u de keuze maken dat Teams de deelnemers indeelt in de breakout rooms of dat u zelf de keuze maakt wie in welke vergaderruimte terecht komt. Breakout rooms zullen voor nu alleen kunnen worden aangemaakt als de vergadering start bij een standaard geplande vergadering. De breakout rooms creëren bij een vergadering in een kanaal is vooralsnog nog niet mogelijk.
Meeting Recap
Één van de aankondigingen van Microsoft voor Microsoft Teams is het verzamelen van alle details van een Teams vergadering op één plek. Wanneer de vergadering is afgelopen wordt er via de vergadering chat een automatisch gegeneerde samenvatting gedeeld met hierin o.a. de opname, het transcript (Engels), de chat & gedeelde bestanden. Voor elke vergadering kunt u dit naderhand bekijken via het tabblad details via de desbetreffende vergadering.
Deelnemers
Het aantal deelnemers is deze zomer al verhoogd van 250 naar 300. Nu laat Microsoft weten dat zij dit aantal verder willen ophogen brengen naar 1000 deelnemers per vergadering. Wanneer er meer dan 300 deelnemers in een vergadering aanwezig dienen te zijn, moet u tot op heden kiezen voor het aanmaken van een live event. Wanneer Microsoft het aantal ophoogt naar 1000 wordt het makkelijker om een vergadering voor grotere groepen te organiseren.
Pin Post
Het vastmaken van een post in Microsoft Teams is een nieuwe feature welke binnenkort verschijnt. Soms is het wel eens handig om een belangrijke mededeling of boodschap bovenaan in uw team vast te zetten, zodat u ook zeker weet dat iedere deelnemer van het team deze boodschap voorbij ziet komen.
🙌 | 😊 | 👀 | ☎ | 💻
In onze tekstberichten maken we vaak gebruik van emoticons. Vanaf nu kan dat ook in de Microsoft Teams kanalen. Na het aanmaken van het kanaal kunt u middels de optie bewerken te kiezen een emoticon toevoegen door middel van de windows knop in gedrukt te houden in combinatie met de punt / het groter dan teken.
Te laat!
Het kan wel eens voorkomen dat er twee vergaderingen achter elkaar gepland staan. En dan zal je net zien dat de eerste een paar minuten uitloopt. Het is natuurlijk altijd mogelijk om even te bellen of berichtje te sturen, maar mocht u niet in de gelegenheid zijn dan kunt u via de kalender in Teams de desbetreffende vergadering open. Via het tabblad chat kunt u de deelnemers op de hoogte brengen dat u wat later in de vergadering aanwezig zal zijn.
Microsoft Teams trainingen bij DutchTrain
Veel organisaties maken op dit moment nog gebruik van Skype for Business. Dit kan nog tot juli 2021. Stapt uw organisatie binnenkort over op Microsoft Teams en wilt u samen met uw collega’s ook graag leren hoe u effectief en efficiënt kunt (samen)werken door middel van Teams? Bij DutchTrain bieden wij verschillende trainingen aan op het gebied van Microsoft Teams. Thuis studeren op de bank met onze gebruikerstraining Microsoft Teams EOD of misschien heeft u wel meerdere medewerkers die graag alle ins & outs van Teams willen weten? Dan kunnen wij bij DutchTrain natuurlijk een klassikale Microsoft Teams training organiseren op locatie of in onze Dynamic Virtual Classroom.
Maar ook de beheerders van Microsoft Teams laten we niet in de steek. De nieuwe role-based Microsoft training MS-700 Managing Microsoft Teams is vanaf heden klassikaal beschikbaar of in onze Dynamic Virtual Classroom.
Mocht u nog vragen hebben met betrekking tot een van onze Microsoft Teams trainingen? Neem dan contact op met een van onze opleidingsadviseurs tel: 040-2200 202 / info@dutchtrain.nl of vraag onderaan deze pagina een offerte aan.
Oktober 2020
